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    国家自然科学基金2012年度评审会议会务工作圆满结束

    日期 2012-08-27   来源:   作者:  【 】   【打印】   【关闭

    第19期
    (总第625期)

      2012年,我委8个学部评审会议同时在京召开,建委以来尚属首次,这对机关服务中心(以下简称“中心”)人力、物力及服务管理是一次全面考验。短短的20多天,会务组共接待1685人次评审专家和近2700名答辨人员。在“中心”全体人员的共同努力下,大家始终遵循“高效、优质、热情、周到”的服务理念,克服困难,安全无误地完成了与会代表的报到、食宿、接送站、医疗保障等各项会务工作,圆满完成了2012年度基金评审会议服务任务。

      一、2012年评审会议会务工作突出的特点

      为做好今年的评审会会务工作,机关服务中心综合服务部的会务人员积极主动与各学部沟通,以便尽早掌握各学部评审会议的动态,力争做到心中有数。总结起来今年有以下几个特点。

      1、8个学部评审会议同时在京召开。随着中心会务工作的规范化、科学化,各学部为提高会议效率和评审质量,确定今年将所有的评审会都放在北京召开。此举是对机关服务中心的信任,也是对“中心”的考验。在短短的20天里,8个学部,50多个学科不同项目的评审会议同时召开,接待专家和答辩人员近4300多人次,检验了中心会务组织的能力和水平。

      2、评审项目的类型增加,给会务组的组织工作增加了难度。以往的评审会议,主要是对“重点”、“面上”和“重大国际”项目的评审,今年增加了“优青”等项目的评审。新类型有新要求,需要一个从了解到熟悉的过程,期间专家的更换和学部的要求,需要会务人员不断适应和提高。

      3、启用新的会评系统,对会议设备和技术服务提出了新的服务内容。为进一步保证项目评审的公开、公平、公正,我委在今年的评审环节上首次采用新的会评系统。为保障系统的使用,会务组要维护与会期间1000多台笔记本的正常运转和会议地点的网络支持不间断,这都是会务工作面临的新任务和新难题。

      4、经历了7.21特大暴雨的考验。7月21日,北京遭受了60年一遇的特大暴雨袭击。期间信息、地球、医学等学部正在进行各项评审工作。为保证各位专家的安全,各会务组严阵以待,提前通知到每个专家,要求尽量减少外出,以确保人身安全。特别是在北京会议中心召开的医学科学部评审会议中,由于专家住宿地点与会议室有一定的距离,交通服务部立即派出大车往返摆渡接送。但在途中因雨水太大,汽车突然熄火。为保证专家安全转移,会务组人员立即赤脚蹚水,自发奔向现场,从车前到会议地点用雨伞组成了一条长龙,供各位专家顺利通行,得到了学部和专家的一致赞扬。

      二、2012年评审会议会务值得总结的经验

      每当完成一项有意义的工作,总会有一种成就感油然而生。今年的会议会务工作亦是如此,那么短的时间,接待了那么多的专家,热情洋溢的把他们接过来,再安全无误的把他们送回去。这样的工作周而复始,年复一年。可是每一次的会议服务,我们又都有新的认识,值得去认真总结和仔细回味。

      1、领导重视是关键。为做好今年的评审会务工作,会前,中心领导多次在中心的例会上强调要全力保障会务工作,并组织召开了协调动员会。要求综合服务部主动积极与学部综合处做好沟通,争取各学部的支持和配合。评审会期间,“中心”除一名主管领导坐阵会务外,其他领导在何鸣鸿副主任的带领下,多次前往现场慰问并征求意见,会务组的同志更是动力十足,信心倍增。

      2、学习培训是基础。为进一步规范会议服务管理,根据何鸣鸿副主任指示,结合实际工作,今年中心修订和印发了《会议组织实施和服务规范流程》。要求会务人员认真学习,做到烂熟于心。召开专门会议对会务人员加强财务知识和法律法规及应急预案的培训。

      3、周密准备是前提。会务准备对保障会议顺利进行是极为重要的环节。针对今年的会议特点,中心会务工作人员多次陪同学部综合处长到各处选择会址,从会议室、客房、餐厅及相关配套设施都逐一认真考察落实,做到心中有数。会务组反复修改和调整评审会议期间的工作设想、工作计划、人员分工职责和会议所需物品的配备等。随时与学部综合处及时沟通,做到了认真、细致、周密,不出差错。

      4、团结协作是保障。团结协作一直是中心战胜各项困难的优良传统。评审会议期间,中心领导强调各部(室)要充分认识到这是全委的大事,都要全力以赴。要树立大局观,各部门都要配合综合服务部做好会议服务工作。要深入贯彻陈主任“一家人”理念,做好会议保障工作,体现“中心”的价值。会议期间,有的同志自觉放弃休假,积极投入到工作中。交通服务部丁建和同志家人病重,利用夜间安排照顾,白天依然坚持工作在一线。

      5、持续改进是动力。在“中心”质量管理体系运行中,要求每项工作都要与时俱进,这是我们“中心”赖以生存的基础。不论任何时候,任何事情,我们都要认真面对,不要把每一次的重复工作当作简单的重复。要不断总结和提高,时刻用持续改进的理念来指导会务工作。

      三、会务工作中遇到的问题和努力的方向

      从开始摸索着为机关和学部提供少量的会议服务,到今天机关服务中心培养了一支专业的会务队伍,建立了完善的会议服务制度,承办了我委大部分会议服务工作,“中心”一直在不断努力走自我完善和自我发展的道路。而为机关提供优质满意的服务是“中心”的最终目标,争取机关的支持和理解是“中心”努力的方向。今年评审会的会务工作对我们来讲是一次很好的检验,虽然取得了一些成绩,但也存在需要总结和提高的地方。如在九华山庄,会场遇到外界的喧闹,经我们多次协调,仍然无法及时阻止,给专家的评审工作带来影响。我们已要求九华山庄今后要避免类似问题的发生。在会议类型不断增加的局面下,需要“中心”合理调配人员,使中心的人力和物力资源进一步优化,以及如何改变北京会议中心的“教条”服务等,都需要我们去不断总结和提高。

    (办公室机关服务中心)




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